Dette blei diskutert på samarbeidsmøta for Bjørnafjorden 12. september

Administrativt samarbeidsmøte i Os 12. september: Frå høgre og rundt bordet: Eva Røttingen, Monica Totland Melvold, Andris Hamre ( bak), Siri Clausen, Svanhild Riise, Jeanette Heggland, Guri M. Handeland, Beate Moberg, Ottar Midtrød (bak), Åse M. Gjerde, Hildegunn Austestad, Elisabeth Farstad, Trond O. Solholm, Siw-Ingrid Kaland, Line Rye, Ingrid Karin Kaalaas, Ingrid Kjørsvik og Marianne Kramer. Nils-Petter Borge var til stades tidlegare i møtet, men ikkje då biletet blei tatt.

Leiinga for Bjørnafjorden-prosjektet, tillitsvalde, verneombod, kommunalsjefar og andre som jobbar med samanslåinga møtest annankvar veke til samarbeidsmøte frå klokka 8.30 til 12.00.
Her tar dei opp ulike saker, frå status for dei ulike delprosjekta til framtidig organisering av einingar, og saker som er melde inn frå tilsette via dei tillitsvalde.

Administrativt samarbeidsmøte og møte i administrativ styringsgruppe – kva er skilnaden?

Møtet er delt i to:

I den første delen – administrativt samarbeidsmøte –  tar dei tillitsvalde opp saker og spørsmål dei har fått frå medlemmane sine med rådmennene, kommunalsjefane og andre som jobbar med samanslåinga. I tillegg går gruppa gjennom status for ulike delprosjekt, og luftar utfordringar og milepælar som er nådd.

Desse møter fast i administrativt samarbeidsmøte:

Frå tillitsvalde:

Åse M. Gjerde (Delta Os), Guri Handeland (hovudverneombod Os),  Linda Ann Lohne (Delta/YS Fusa), Ingrid N. Kjørsvik (Utdanningsforbundet Os), Trond Solholm (Fagforbundet Os), Svanhild Håland Riise (Utdanningsforbundet/Unio Fusa), Hildegunn Austestad (hovudverneombod Fusa) og Siw-Ingrid Kaland (Fagforbundet/LO Fusa). Vara: Siri Clausen (Akademikerne/NITO/Escona/Naturviterne/Norsk psykologforening Fusa).

Frå administrasjonen: 

Christian F. Fotland (rådmann Os/Bjørnafjorden, Nils-Petter Borge (rådmann Fusa/ass. rådmann Bjørnafjorden), Elisabeth Farstad (organisasjons- og innovasjonssjef Os), Beate Moberg (kvalitetssjef Os), Jeanette Heggland (personalrådgivar Fusa), Monica T. Melvold (kommunalsjef helse og omsorg Os/Bjørnafjorden), Ragnhild Stende Bjaadal (kommunikasjonsrådgivar Os), Line Rye (kommunalsjef Oppvekst Os/Bjørnafjorden), Ingrid Karin Kaalaas (økonomisjef Os/Bjørnafjorden), Marianne Kramer (prosjektleiar Os/Bjørnafjorden), Andris Hamre (rådgivar Os) og Eva K. Røttingen (personalsjef Os/Bjørnafjorden).

I den andre delen av møtet, tar administrativ styringsgruppe avgjerder i saker som er melde inn og drøftar aktuelle tema. I administrativ styringsgruppe møter dei same frå administrasjonen som nemnt over, i tillegg til Åse M. Gjerde frå dei tillitsvalde og hovudverneombod Guri M. Handeland.

Sakliste og referat for begge delane av møtet ligg ute i Prosjektportalen. Men enkelte av deltakarane har fått tilbakemelding om at det er lett å misforstå knappe setningar i eit referat. Samstundes ønskjer mange forståeleg nok eit innblikk i kva som blir diskutert på desse møta og kva som er resultatet av diskusjonane.

På samarbeidsmøta for Bjørnafjorden 12. september, handla det om dette:

  • Kva gjer vi med brukarnamna våre (som vi brukar til pålogging) og korleis skal vi skrive e-postadressene våre i Bjørnafjorden? IT-sjef Ottar Midtrød presenterte framlegg til vedtak, som styringsgruppa støtta:

1. Bjørnafjorden kommune beheld dagens brukarnamn-standard. Til dømes vil Bjørn Bjørnafjorden halde fram å ha brukarnamn: bbj (FEE) eller bjbj (FFEE). Nye brukarar får tildelt brukarnamn basert på ny standard. Til dømes vil Nina Nytilsett få brukarnamn Ninnyt eller Ninytil (FFFEEE/FFEEEEE).
2. Bjørnafjorden kommune brukar som primær e-postadresse: brukarnamn@bjornafjorden.kommune.no med visningsnamn ‘Førenamn Etternamn’.
3. Bjørnafjorden kommune brukar som offisiell e-postadresse (smtp): førenamn.mellomnamn.etternamn@bjornafjorden.kommune.no (e-post-signatur, brev,
m.m.)

Meir informasjon om dette kjem i eigen artikkel.

  • OI-organisering på høyring: Organiseringa av Organisasjon og innovasjon (OI) er ute på ny intern høyring. OI-sjef Elisabeth Farstad melder at det har kome mange innspel, og at ho kjem med tilbakemelding i neste samarbeidsmøte.
  • Feil info om Kommunetunet: Tillitsvalde meiner at informasjonen om kontorarbeidsplassar som blei lagt ut på bjornafjordenkommune.no 4. september er misvisande, sidan intensjonsavtalen viser til talet på kontorarbeidsplassar i Eikelandsosen, ikkje berre på Kommunetunet. Nokre av tala stemmer ikkje, og dette er uheldig. Rådmann Nils-Petter Borge var einig i at tala burde ha vore kvalitetssikra før publisering, men meiner òg at tala, per dags dato, ikkje er veldig langt unna.
  • Varslarsaka på Luranetunet: Kommunalsjef Helse og omsorg, Monica Totland Melvold, orienterte om status for varslarsaka på Luranetunet: – Det ligg mykje læring for oss i denne saka, og prosessen vil nok ta lengre tid enn vi først trudde. Vi får ekstern juridisk hjelp, og har hatt fleire informasjonsmøte med tilsette, leiinga og tillitsvalde. Vi har hatt samtalar med varslarane og leiinga, og samtalane held fram til nytt statusmøte 26. september. Vi prøver å informere dei tilsette etter kvart, sa Melvold.
  • Kan alle forhandle lønn? Tillitsvalde fortel at medlemmar reagerer på at nytilsette går inn i stillinga med høgare lønn enn dei sjølve. Vil dei òg få moglegheit til å forhandle om lønn når dei inngår ny arbeidsavtale i Bjørnafjorden? Svar frå personalsjef Eva Røttingen: – Det er berre dei som er tilsett i nye stillingar i Bjørnafjorden kommune som går inn med ny arbeidsavtale og lønnsvurdering. Dei fleste tilsette vil gå inn i Bjørnafjorden kommune med den lønna dei har per 31.12.2019. Eventuell lønnsjustering vil skje på vanleg måte når dei lokale lønnsforhandlingane er ferdige.
  • Betre informasjon? Betre interninformasjon har vore etterlyst mange gonger, sist 25. april og 27. juni. Kva skjer?
    Svar: Rådmannen si leiargruppe har fast punkt på leiarmøta der det blir avklart kva som skal kommuniserast ut, spesielt intern informasjon. Det er ikkje nok med referata frå samarbeidsmøta i Prosjektportalen. Ragnhild Stende Bjaadal lagar eit litt meir «munnleg» referat som blir lagt ut på bjornafjordenkommune.no
  • Hovudverneomboda melder at det ikkje blir snakka om kommunesamanslåinga på arbeidsplassar som ikkje blir direkte berørt av kommunesamanslåinga. Svar: Kommunesamanslåinga skal vere fast punkt på personalmøte, leiarmøte m.m.
  • Orientering frå NAV: Leiar i NAV Bjørnafjorden, Jan Vidar  Dammen-Hjelmeseth, informerte om prosess og status på prosjekt Nav. Dei har begynt med kartleggingssamtaler med alle medarbeidarane. Det er to ulike regelverk, statleg og kommunalt. Køyrer prosessen så lik som mogleg sjølv om regelverket er ulikt.  Tenesteinnhald, organisering og bemanning må vere avklart før leiarkabalen kan gå opp. Tilrådingane frå prosjektet vil kome til behandling i rådmannen si leiargruppe, adm. samarbeidsmøte og adm.styringsgruppe som gjer vedtak.
  • Korleis har folk det på jobb? Kva er bra? Kva er ikkje bra?
    Orientering frå kvalitetssjef Beate Moberg:  – Arbeidsmiljø er kome inn som eit nytt punkt i den overordna risiko- og sårbarheitsanalysen (ROS-analysen) for kommunesamanslåinga. Det skal vere greitt å vere open, stå fram og ta opp dei vanskelege tinga. Kvar arbeidsplass skal kartlegge og risikovurdere det psykososiale arbeidsmiljøet på sin arbeidsplass.  Med dette ønskjer vi å sjå på risikoane, men også få fram det som er bra og som fungerer.  Kommunalsjefane følgjer opp ROS-analysane.
    Saka skal opp i rådmannen si leiargruppe. Meir informasjon om korleis kartlegginga skal gjennomførast kjem etter kvart.
  • Besøkssystem ut på anbod: Orientering om at vi likevel går ut på anbod for eit besøkssystem. Kravspesifikasjon skal utarbeidast i tett samarbeid med brukarar, innkjøpsavdelinga, digitaliseringsansvarleg osb.
  • Behov for opplæring i mange system: Det er laga ei oversikt over ulike system som tilsette i ulike avdelingar/funksjonar treng opplæring i, i tillegg til system alle tilsette må ha kjennskap til. OI tar ansvar for vegen vidare med koordinering av opplæringsplan og prioritering, saman med systemeigarar.
  • Skal vi ha eit prosjekt-arbeidsmiljøutval (AMU) i Bjørnafjorden kommune? Administrativt samarbeidsmøte kan brukast som prosjekt-AMU, treng ikkje opprette ein eigen møteplass.

Status delprosjekt:

  • Val 2019 blei svært godt gjennomført.
  • Sluttrapportane frå delprosjekta blir lagt fram i desse møta, fire om gongen. Delprosjektleiarane blir einige om korleis.
  • Leiinga i Os brann og redning er på plass. Brannsjefen tar tak i brannprosjektet.
  • Sluttrapport er levert for alle delprosjekta innan Oppvekst, og mange er godt i gang med drift av dei nye einingane.
  • Mange vedtekter og reglement som skal ut på høyring etter kvart.