– Kjøp via eHandel, ikkje i andre nettbutikkar

Det er lett å tru at ein kan gjere eit ordentleg kupp når ein finn ein nettbutikk som sel whiteboardtusjar, koppar eller andre små nødvendigheiter for ein slikk og ingenting.

Det kan vere vanskeleg å sjå at det dreier seg om ein utanlandsk nettbutikk – og at moms og toll kjem i tillegg. Då blir prisen plutseleg ein heilt annan. For ikkje å snakke om at tusjane gjerne blir pakka av barnehender og frakta jorda rundt i forureinande fly eller tankbåtar.

I tillegg brukar rekneskapsavdelinga vår uforholdsmessig mykje tid på å behandle tolldeklarasjonar og fakturaer frå utanlandske nettbutikkar. Ressursbruken i oppfølging av faktura knytt til små kjøp frå utlandet, vil i mange tilfelle koste meir enn sjølve produktet.

Hildegunn Nordtveit Lunde (til venstre) og Janicke Vedholm på rekneskapsavdelinga i Os kommune brukar mykje tid på å nøste opp i fakturaer frå utanlandske nettbutikkar.

Detektivarbeid for rekneskapsavdelinga

– Ofte må vi drive detektivarbeid for å finne ut kva som er bestilt og kven som har bestilt det. I tillegg må vi som regel behandle kvar enkelt faktura manuelt, fortel Janicke Vedholm og Hildegunn Nordtveit Lunde. Dei to rekneskapskonsulentane ser at dei fleste småinnkjøp via utanlandske nettbutikkar er heilt unødvendige fordi varen kunne ha vore kjøpt via innkjøpssystemet eHandel.

eHandel er eit elektronisk innkjøpssystem for fleire kommunar, kor du enkelt finn produkt frå alle leverandørar vi og dei andre samarbeidskommunane har avtale med. Alle med budsjettansvar i Os og framtidige Bjørnafjorden kommune, har tilgang til å gjere innkjøp via denne løysinga. I tillegg kan alle tilsette melde inn behov for innkjøp via eHandel, slik at bestillinga går til nærmaste leiar som kan handle i eHandel. eHandel-løysinga finst både som nettside og app. Rekneskapsavdelinga oppmodar alle tilsette med innkjøpsplanar om å laste ned appen Visma Bestilling i Google Play eller App Store.

Bruk eHandel!

– Alle produkt som finst i eHandel, SKAL kjøpast i eHandel, seier innkjøpssjef i Os/Bjørnafjorden kommune, Are Mydland.
– At du har eigne preferansar for enkelte produkt, gir ikkje grunn til å handle utanfor kommunen sine avtalar. Når kommunen inngår ein rammeavtale, forpliktar vi oss samstundes til å vere lojale mot leverandørane vi har valt. Innkjøp utanfor rammeavtalen, kan reknast som kontraktsbrot og gjere oss erstatningspliktige overfor avtaleleverandør, seier Mydland.

Innkjøpssjef i Os/Bjørnafjorden kommune, Are Mydland.

Ikkje opprett profil i kommunen sitt namn

– Sortimentet i eHandel dekker så godt som heile behovet vi har i dagleg drift. Dersom du likevel ikkje finn det du er på jakt etter i eHandel-butikken, kan du alternativt gå i ein lokal butikk med rekvisisjon. Som ein hovudregel skal du ikkje kjøpe via nettbutikkar, fordi du då gjerne må opprette profil eller brukaridentitet. Dersom du oppretter ein bedriftsprofil for kommunen, opprettar du faktisk ein avtale på kommunen sine vegner – noko svært få i kommunen har mynde til å gjere.
Er det krise og du absolutt MÅ kjøpe noko på nett, må du først sjekke med rekneskapsavdelinga kva som er viktig når det gjeld fakturering. Eit viktig poeng er at innkjøpet ditt ikkje skal føre til unødvendige kostnader i etterkant, seier Mydland.

Klimautslepp og barnearbeid

– Det handlar ikkje berre om pris. Avtalar kommunen inngår oppfyller strenge krav til samfunnsansvar. Det er verd å tenke på klimaavtrykket frå tusjar leverte med fly frå Kina eller fraktbåt driven av tungolje. For ikkje å snakke om barnehendene som pakkar desse sendingane… Det er ei heilt anna side av saka, men som vi likevel bør ha i bakhovudet seier innkjøpssjefen.