Kvifor så mykje snakk om dette kvalitetssystemet?

Det jobbar massevis av flinke folk i Fusa kommune og Os kommune. Mange har lang utdanning, nokre har endå lengre erfaring og har vore ute i fleire vinternetter.
Du veit kva du skal gjere når du skal gi medisin til ein som får heimesjukepleie, når ein pumpestasjon har driftsstans, når ein elev skal bytte skule eller eit kommunalt bygg treng nytt tak.

Du veit korleis du går fram, og du får jobben gjort.
Men kva om du ikkje er på jobb? Om ein vikar skal gjere jobben din? Eller du har fått ny jobb eller gått av med pensjon? Eller (Gud forby) det skjer ei hending som fører til at du, kommunen og rutinane våre blir granska og endevendt? Og det einaste vi kan vise til er at «slik har vi alltid gjort det her»?

Ei tragisk ulukke blei vendepunkt

I kommuneloven heiter det at administrasjonssjefen, altså rådmannen, skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

I 2012 var Christian Fotland rådmann i Lillehammer kommune. I juli skjedde ei ulukke ved eit bu- og servicesenter i kommunen. Ein 91 år gammal bebuar i rullestol fall utfor ei trapp, og døydde seinare av skadane. Det viste seg at trappa mangla rekkverk og forsvarleg sikring. Det viste seg òg at fleire tilsette hadde varsla om den manglande sikringa, men at bekymringsmeldingane ikkje var blitt fanga opp. Helsetilsynet konkluderte seinare med at svikta skuldast manglar ved kommunen sitt styringssystem. Lillehammer kommune tok kraftig sjølvkritikk, og alle rutinar og tryggleikstiltak blei gjennomgått og forbetra som følgje av ulukka.

Christian Fotland var rådmann i Lillehammer kommune då ei tragisk ulukke gjorde han og heile organisasjonen merksame på kor viktig det er med eit system som gir oversikt og fangar opp avvik.

– Vi må bli betre
– Denne tragiske hendinga var ein alvorleg vekkar for heile organisasjonen, seier Christian Fotland, som i dag er rådmann i Os og framtidige Bjørnafjorden kommune. Noko av det første han gjorde då han blei rådmann i Os i 2016, var å undersøke korleis vi sikrar at rutinar og prosedyrar blir følgde – og avvik fanga opp. – Eg såg at vi òg hadde eit klart forbetringspotensial når det gjeld systematisering og einsretting av måten vi gjer ting på, fortel han.
Beate Moberg fekk det ganske så omfattande oppdraget med å leie kvalitetsarbeidet i Os kommune. Ho har leia prosjektgruppa som har gått gjennom ulike kvalitets- og styringssystem frå fleire leverandørar, før valet fall på systemet EQS frå trondheimsfirmaet Extend AS.

– Det skal vere enkelt for meg og deg, vår nærmaste leiar og rådmannen å finne ut kva som er standard prosedyre, og sjekke at denne er følgt i ulike samanhengar, seier kvalitetssjef i Os/Bjørnafjorden kommune, Beate Moberg.

Sjølvstendige og myndiggjorte tilsette

Beate brukar mykje tid på å besøke og snakke med folk i alle einingar og avdelingar, slik at dei kan bli bevisste på eigne rutinar og prosedyrar.
– Bjørnafjorden skal vere ein effektiv kommune med sjølvstendige, myndiggjorte medarbeidarar. Det betyr ikkje at vi skal gjere som vi vil. Det skal vere enkelt for meg og deg, vår nærmaste leiar og rådmannen å finne ut kva som er standard prosedyre, og sjekke at denne er følgt i ulike samanhengar, seier ho.
– Alle prosjekta som er oppretta i samband med kommunesamanslåinga har fått i oppdrag å kartlegge sine rutinar og prosedyrar, lage årshjul og systematisere oppgåvene sine. Når tenesteområda og prosjekta har kome fram til prosedyrar som skal gjelde for Bjørnafjorden kommune, vil superbrukarar rundt om i organisasjonen i Os og Fusa legge dei inn i kvalitetssystemet. Kvalitetssystemet skal vere i full drift frå 1. januar 2020, men vi reknar med at det meste er på plass i løpet av hausten neste år, seier kvalitetssjefen.
Alle tilsette vil ha tilgang til systemet via intranettet i den nye kommunen.

Korleis kan vi sikre at ting blir gjort – og gjort slik vi er pålagde å gjere?– Vi har mange rutinar og prosedyrar i dag, men det er i for stor grad opp til kvar enkelt avdeling eller eining om desse retningslinene er kjente og brukte. Det kan òg vere at fire einingar som gir dei type same tenestene, opererer med ulike rutineskildringar, fortel Beate.
– Kvalitetssystemet skal samle alle rutineskildringar, prosedyrar og metodar vi brukar i jobben vår – det er på ein måte ei svært omfattande kokebok med oppskrifter for alle rettane vi serverer i kommunen. Og vi er avhengige av at alle følger oppskriftene for å sikre like godt resultat kvar gong. Slik kan vi oppnå meir føreseieleg drift, førebygge feil og manglar, beskytte kvar enkelt av oss mot å gjere feil og gjere arbeidsdagen enklare for kvar enkelt – og i tillegg syte for at både vi og rådmannen søv godt om natta.

Dette er fordelane med eit kvalitetsystem:

Vi sparer tid: 
Eit felles kvalitetssystem som er tilgjengeleg for alle vil gi færre prosedyrar og retningsliner, og sikre at vi leverer rett produkt eller teneste, på rett måte, til rett tid og med minimal ressursbruk.

Vi behandlar likt: 
Vi får felles retningsliner og prosedyrar som sikrar likebehandling i tenesteproduksjonen i samsvar med lovar og reglar.

Vi får betre grunnlag for styring og avgjerder:
Avvik og hendingar blir registrerte eit felles system, og gjer oss betre i stand til å ta avgjerder for å forbetre tenester og hindre avvik.

Eit felles system vil sikre at risikoar blir gjort kjende i organisasjonen, slik at vi raskare kan sette inn tiltak for å redusere risiko.

Vi får betre oppfølging og kommunikasjon: 
Eit felles kvalitetsystem gir rådmannen innsikt og oversikt over systema, rutinane og prosessane i kommunen. Dette gjer det mogleg å ha betryggande kontroll – å følge opp og jobbe med forbetring og styring.