Referat frå møte i styringsgruppa 18. august 2017

Dato: fredag 18. august – 2017

Tid: kl. 10-14

Stad: Fusa kommune – Kommunetunet

 

Til stades:

Fusa kommune: Atle Kvåle, Aud May Boge, Svein Lang, Linda Ann Lohne, Nils-Petter Borge, Elisabeth Farstad (referent).

Os kommune: Marie E. Bruarøy, Laila M. Reirtsen, Helge Steinum, Jonny Christensen, Christian F. Fotland.

 


Saksliste:

  1. Gjennomgang av agenda for felles kommunestyremøte
  • Gjennomgang av mandat for fellesnemda (vedlegg 1) Nye punkt 4, 5, 12 og 15. I tillegg, protokollmerknad: Det er eit mål å gjera fellesnemnda representativ for alle partigruppene i begge kommunestyra. Det skal gjerast ein evaluering innan 9 månader etter oppstarten. Då skal ein vurdera å utvida nemnda på ein føremålstenleg måte for å sikra representativ samansetnad. Denne setninga bør fremjast i kvart kommunestyre.
  • Namn på den nye kommunen
  • Val av revisor – innstilling frå dei to kontrollutvala
  • Oppnemning av partssamansett utval (framlegg om følgjande representasjon: fellesnemndas medlemmer  + 6 tillitsvalde (3+3)
  • Gjennomføring av møtet
  1. Program for første møte i fellesnemda 28.-30. august på Brakanes hotell (sjå utkast som vedlegg 2)
  2. Eventuelt

VEDTAK GJORT AV STYRINGSGRUPPA I MØTET:

SAK 1. Gjennomgang av agenda for felles kommunestyremøte

VEDTAK:  Styringsgruppa legg fram tilråding til endringar i saksdokumenta til kommunestyra i tråd med punkta nedanfor.

  • Gjennomgang av mandat for fellesnemda (vedlegg 1) Styringsgruppa er einige om følgjande endringar i punkt 4, 5, 12 og 15, sjå reinskrive tilrådd mandat nedanfor. Nytt punkt 4. Fellesnemnda skal utarbeida mandat for prosjektleiar og ny rådmann i den nye kommunen. Nytt punkt 5. Fellesnemda behandlar og vedtar prosjektleiar si innstilling til hovedmodell for administrativ organisering Nytt punkt 12. Fellesnemnda skal arbeida for å oppnå konsensus i alle avgjerder. Intensjonsavtalen ligg til grunn for arbeidet i fellesnemnda og Os og Fusa kommunar er likeverdige partar. Nytt punkt 15. Saksførebuing. Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Prosjektleiar innstiller saker til fellesnemnda.Følgjande merknad bør liggja ved mandatet og bør fremjast i kvart kommunestyre: Det er eit mål å gjera fellesnemnda representativ for alle partigruppene i begge kommunestyra. Det skal gjerast ein evaluering innan 9 månader etter oppstarten. Då skal ein vurdera å utvida nemnda på ein føremålstenleg måte for å sikra representativ samansetnad. Samrøystes i styringsgruppa
  • Namn på den nye kommunen Namnet på den nye kommunen skal vera Bjørnafjorden kommune Samrøystes i styringsgruppa, som valde å følgja Språkrådet sitt faglege råd. Vi bør leggja ei kort saksutgreiing som viser at innbyggjarane har vole involverte i ei høyringsrunde. Ansvar: kommunikasjonsavdelinga på Os.
  • Val av revisor – innstilling frå dei to kontrollutvala Ingen endringar. Det vart peika på at fellesnemnda/Bjørnafjorden kommune snarast råd må få eit organisasjonsnummer.
  • Oppnemning av partssamansett utval (framlegg om følgjande representasjon: fellesnemda medlemmer + 6 tillitsvalde (3+3) Følgjande endring vert gjort i sakspapira til kommunestyra: Punkt 7: Administrasjonsutval/personalutval får namnet Partssamansett utval. Ungdomsrådet vert eige kulepunkt under punkt 7. Punkt 8 vert stroke.
  • Gjennomføring av møtet Ordførar Marie Bruarøy gjekk gjennom rammene for møtet.

 

Sak 2. Program for første møte i fellesnemda 28.-30. august på Brakanes hotell

VEDTAK: Vi ber om tilpassing av programmet slik at digitalisering vert eit meir synleg tema.

Tema for dag 3. Styringsgruppe spelte inn mellom anna:

  • Møtekalender
  • Gjennomgang av mandatet
  • Etablering av tilsettingsutval
  • Prioritering og bestilling frå fellesnemnda
  • Delegering – drøfting
  • Etiske retningslinjer og kommunikasjon
  • Tillitsvalde presenterer ei oppsummering av utfordringane dei ser framover
  • Hovudverneombod presenterer ei oppsummering av utfordringane dei ser framover
  • Frikjøp

 

Sak 3. Eventuelt

VEDTAK: Styringsgruppa ber om at Fellesnemnda tar opp digitalisering, arkiv og ikt-strategi så snart som mogleg.

Svein Lang presenterte lange tankar omkring digitalisering og forming av ein ny kommune. Han viste mellom anna til KS sin digitaliseringsstrategi og peika på behovet for å løfta tema høgt på dagsorden og sørgja for politisk forankring av dette. Han fekk brei støtte for dette. Sjå vedtak.

Samla tilråding frå styringsgruppa til sak Etablering av ny kommune, oppfølging av Intensjonsavtale og Inndelingslova §§ 25 og 26.

Punkt 1. Namnet på den nye kommunen skal vere Bjørnafjorden kommune.

Vedlegget (mandatet) til punkt 4. er endra. Sjå nedanfor

Punkt 7. Kommunen skal ha følgjande lovbestemte utval:

  • Partssamansett utval med 16 medlemar, 10 politisk valde medlemar (Fellesnemda) og 6 medlemar frå dei tilsette sine organisasjonar (3 frå kvar kommune)
  • Kontrollutval med 5 medlemar (minimum 3), av desse minst 1kommunestyrerepresentant
  • Eldreråd med 7 medlemar, 3 valde medlemar, av desse minst 1 kommunestyrerepresentant og 4 frå lag og foreningar
  • Kommunalt råd for menneske med nedsett funksjonsevne med 7 medlemar, 2 valde representantar, av desse minst 1 kommunestyrerepresentant, 4 frå lag og foreningar og 1 frå administrasjonen
  • Forliksråd med 3 valde medlemmar
  • Ungdomsråd

Prinsippet om gjennomgåande representasjon skal ligge til grunn. Fellesnemnda får i tillegg fullmakt til å opprette andre utval etter behov, jf. eige reglement for nemnda.

Punkt 8 går ut.

Punkt 9 vert punkt 8.

Punkt 10 vert punkt 9.

 

 

Mandat for fellesnemnda

Innstilling frå styringsgruppa 18. august 2017

  1. Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda skal gå gjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen. Fellesnemnda vedtar Reglement for vidaredelegering.
  2. Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen
  3. Fellesnemnda behandlar og vedtar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde
  4. Fellesnemnda skal utarbeida mandat for prosjektleiar og ny rådmann i den nye kommunen
  5. Fellesnemda behandlar og vedtar prosjektleiar si innstilling til hovedmodell for administrativ organisering
  6. Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir ivaretatt
  7. Medlemmar i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen
  8. Fellesnemnda vedtar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei to kommunane
  9. Kommunane har i perioden fram til 1.1.2020 ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som har vesentlege økonomiske og arealpolitiske konsekvensar for den nye kommunen skal drøftast i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalde organ i dei to kommunane når sakene blir vurdert å vere viktige for den nye kommunen
  10. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan 2020 – 2023. Viktig å presisere at det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret
  11. Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane
  12. Fellesnemnda skal arbeida for å oppnå konsensus i alle avgjerder. Intensjonsavtalen ligg til grunn for arbeidet i fellesnemnda og Os og Fusa kommunar er likeverdige partar.
  13. Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei to kommunane orientert om nemnda sitt arbeid
  14. Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politiske underutval og/eller administrativ styringsgruppe å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter
  15. Saksførebuing. Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Prosjektleiar innstiller saker til fellesnemnda

MERKNAD: Det er eit mål å gjera fellesnemnda representativ for alle partigruppene i begge kommunestyra. Det skal gjerast ein evaluering innan 9 månader etter oppstarten. Då skal ein vurdera å utvida nemnda på ein føremålstenleg måte for å sikra representativ samansetnad.