Om lag 40 delprosjektleiarar var samla i Kommunestyresalen i Os rådhus på tysdag.

– Målet vårt er å gjennomføre annakvart prosjektmøte ved hjelp av Skype, seier prosjektleiar for delprosjektet Forvaltning helse og omsorg, Guri Ljones. Ho, og eit førtitals andre med ansvar for delprosjekt i samband med kommunesamanslåinga, var tysdag samla i Kommunestyresalen i Os rådhus, mellom anna for ei innføring i verktøy som Prosjektportalen og Skype.

Her kan du sjå program for samlinga og oversikt over delprosjekt og -leiarar.

–  Eg har førebels berre leika meg litt inne i Prosjektportalen. Vi har nettopp hatt det første møtet i prosjektgruppa, så vi er i startgropa. Det er ei utfordring å finne møtetidspunkt som passar for alle, men dette er jo noko vi berre  prioritere, seier Guri Ljones. Prosjektportalen er eit styringsverktøy som gir oversikt over alle delprosjekta på éin stad. Kvart delprosjekt har sitt eige «prosjektrom» med ei rekke undermapper og -sider, som til saman skal sikre kontroll og effektiv gjennomføring av kvart enkelt prosjekt. Skype gjer det mogleg å gjennomføre møte via internett, utan at møtedeltakarane treng å opphalde seg fysisk i same rom. Moglegheitene for å spare både tid og pengar er store.

– Det er krevjande å få kabalen til å gå opp for alle i prosjektgruppa, men dette er jo berre noko som må prioriterast, seier Guri Ljones, delprosjektleiar for forvaltning helse og omsorg i Bjørnafjorden kommune.

Mykje å spare

For eksempel: Dersom ei prosjektgruppe med åtte personar har møte annankvar veke, blir det omlag 20 møte i året. Til kvart møte må fire av prosjektdeltakarane reise frå Osøyro til Eikelandsosen eller omvendt. Reisetida for kvart møte er éin time kvar veg, altså to timar til saman. Berre lønnskostnadene for reisetida til dei fire prosjektdeltakarane vil vere på om lag 75 000 kroner i året, utan at bilgodtgjersle og ferjeutgifter er tatt med. Gangar vi 75 000 med 39 – som er talet på delprosjekt – ja, då er vi oppe i nesten tre millionar kroner. Talet på prosjektdeltakarar og møtefrekvens varierer sjølvsagt noko, men det er uansett smart, miljøvennleg og økonomisk å kutte i unødvendig reisetid.

– Fornuftig med annakvart møte

– Vi må nytte Skype til gjennomføring av møte i størst mogleg grad. Målsettinga om å gjennomføre annakvart møte via Skype, i staden for at alle må samlast på den eine eller andre sida av fjorden, høyres fornuftig ut. Kvar prosjektgruppe må finne si form, og vurdere om det er nødvendig å møtast i same rom eller om deltakarane kan samle seg via Skype. Er det snakk om kjappe avklaringar eller enkle orienteringssaker? Ta møtet på Skype, oppmodar rådmann Christian Fotland.

Smarte verktøy skal hjelpe oss å jobbe så raskt og effektivt som mogleg.

– Eg er heilt fersk, og dette er første gong eg i det heile tatt ser Prosjektportalen eller opnar Skype, seier Dag Søfteland, prosjektleiar for delprosjektet Eigedomsforvaltning. – Eg tenker i grunnen at dette er verktøy som berre skal verke. Det verkelege arbeidet er det vi skal gjere i prosjektet. Forbetringspotensialet vårt er enormt, og eg har store forventningar til kva vi skal få til og gevinstane vi skal hauste.

– Eg er heilt fersk og fin som prosjektleiar, seier Dag Søfteland, prosjektleiar for eigedomsforvaltning i Bjørnafjorden kommune.